Paru dans Actuel Direction Juridique – Octobre 2020
Pas facile de recruter depuis le début de la crise sanitaire. Mais aussi d’accueillir une nouvelle recrue au sein du service juridique. Marie Hombrouck, fondatrice d’Atorus Executive, un cabinet de recrutement en management de transition, nous livre ses conseils.
La réussite d’un recrutement ne se mesure réellement qu’à la fin de la période d’essai dudit candidat. Or 80 % des nouvelles recrues prennent la décision de rester ou de quitter leur entreprise dans les 3 premiers mois suivant la prise de poste d’où l’importance d’accompagner l’arrivée de vos nouvelles recrues. On parle également d’onboarding.
Les entreprises sont généralement rompues à cet exercice quand les salariés sont présents dans les bureaux. Cette année 2020 a été marquée par le confinement et la montée en puissance du télétravail qui ont entrainé une modification des habitudes de travail et rendu l’onboarding plus compliqué. On distingue le télétravail qui permet au salarié de travailler partiellement depuis chez lui (un ou deux jours par semaine par exemple) et le « full remote » où le salarié travaille entièrement depuis chez lui, comme pendant période de confinement ou actuellement pour certaines entreprises qui n’envisagent pas de retour au bureau avant juillet 2021.Respecter trois phases
L’onbaording se distingue habituellement en 3 phases distinctes.
La première est dite le « pré-boarding » ou « j-1 » : elle consiste à s’assurer au préalable que la nouvelle personne arrivera dans de bonnes conditions matérielles (bureau, informatique…). Lorsque le présentiel ne peut plus être assuré, en tant que manager vous devez vous assurer que ces conditions seront optimum, prévoir des tutos ou du e-learning.
De même, si vous utilisez des logiciels spécifiques pour répartir les tâches au sein de votre équipe (Slack ou Trello par exemple), faites en sorte que votre nouvelle recrue se forme à ce logiciel pour gagner du temps une fois arrivée.
La deuxième phase : le « jour-j ». En temps normal, le traditionnel tour des bureaux et déjeuner de bienvenue sont un must pour faciliter l’intégration. En période de full remote, vous pouvez prévoir un guide de bienvenue avec l’organigramme et des explications sur les nouvelles coutumes. Si possible, commencez par une phase en présentiel et insistez pour effectuer tous les échanges téléphoniques en visioconférence. La communication étant à 93 % non verbale, il est important de garder un lien visuel avec votre équipe.
Enfin la troisième phase dite du « suivi de l’intégration ». Il est important de faire des points réguliers pour s’assurer que la personne ne « décroche » pas. Si vous êtes en télétravail partiel ou total, c’est fondamental de permettre à la personne qui arrive d’exprimer toutes ses difficultés. De même pour vous, si la personne est en période d’essai, c’est un moment pour apprécier les qualités et les défauts de la personne engagée. Cette période atypique vous permet de tester l’agilité de la personne. N’hésitez pas à créer un binôme avec une personne qui est déjà bien intégrée pour faciliter le suivi. L’objectif est pour vous de créer et maintenir une dynamique de groupe. Certains de mes clients ont organisé des apéros virtuels ou des escape game virtuels en équipe. Des applications comme Swile permettent de créer une culture positive et de motiver vos juristes.
Nous avons vécu avec nos clients et nos candidats de nombreuses prises de postes ces derniers mois et globalement nous avons été surpris par l’agilité des clients et des candidats qui ont réussi à s’adapter à la situation. Ainsi, un de nos clients nous a contacté mi-juillet à la suite de la démission du responsable juridique et à l’absence du directeur juridique pour des raisons de santé. Nous avons trouvé en urgence un candidat qui a commencé en plein mois d’août. Ce candidat a bien été accueilli mais sa grande difficulté était d’obtenir des informations car les équipes étaient en chômage partiel et/ou en vacances. Ce candidat a dû faire preuve d’imagination et de persévérance pour réussir son intégration et mener à bien sa mission. De son côté, l’entreprise lui a transmis un organigramme détaillé et le nom des partenaires habituels. Le candidat a donc pris le temps de contacter chaque interlocuteur et a organisé des visioconférences quotidiennes pour bien comprendre le besoin des opérationnels.
L’année 2020 aura accéléré la transformation de nos méthodes de travail. En présentiel ou à distance, la prise de poste reste un moment clef pour la réussite de l’intégration d’une nouvelle personne dans votre équipe.